Pisemna wypowiedź skierowana do konkretnej osoby, instytucji, może być:
- prywatny, stosowany w kontaktach z bliskimi, przyjaciółmi, znajomymi,
- oficjalny, kierowany do urzędów lub osób, które je reprezentują, ma charakter prośby lub podziękowania, a cechą charakterystyczną jest zwięzłość i rzeczowość.