- Ma niezbyt sformalizowany charakter.
- Wykorzystywana jest w przypadku żądania od osoby lub firmy, która nie wykonała usługi zgodnie z oczekiwaniami.
- Reklamacja kierowana jest przede wszystkim do prywatnych firm (np. sklepów czy usługodawców).
- Reklamacje mogą dotyczyć:
- ujawnionych wad towaru,
- niedokładności w jego dostawie,
- braku rachunku,
- wadliwego wykonania usługi.
- Reklamacje bywają zgłaszane:
- ustnie,
- telefonicznie,
- listownie,
- e-mailem.
- Pisząc reklamację należy zachować zasady grzeczności i szacunku wobec odbiorców.
- Niezbędne informacje, które powinny znaleźć się w reklamacji:
- imię i nazwisko,
- numer telefonu,
- nazwa miejscowości i data,
- nazwa i adres odbiorcy,
- powód reklamacji (określenie wad towaru, nieprawidłowości w wykonaniu usługi),
- wskazanie oczekiwań wobec odbiorcy,
- zachowanie formuł grzecznościowych,
- wskazanie załącznikowe (dowód zakupu, umowa).